Prêt et dépôt d'œuvres

Faire votre demande de prêt ou de dépôt

Si l’exposition a lieu en Europe, la demande de prêt doit parvenir au plus tard 7 mois avant la date d’ouverture de l’exposition.
Si l’exposition a lieu hors Europe, le délai minimum est de neuf 9 mois.
La demande est examinée par la commission des prêts et dépôts du musée national des arts asiatiques-Guimet qui se réunit une fois par mois.
La décision finale de prêt est prise, après examen par la commission scientifique des musées nationaux réunie en commission des prêts et dépôts, qui se tient chaque mois (sauf période estivale).

Toute demande sera attentivement étudiée en fonction des critères suivants :

• Le projet scientifique et culturel du demandeur
• L’état de conservation de l’œuvre demandée, sa fragilité, sa possibilité de voyager et d’être exposée
• Les conditions de sécurité, de conservation et d’accueil offertes par l’établissement demandeur, figurant dans le "facility report".
• La qualité et le statut juridique de l’établissement emprunteur ainsi que la formation de son personnel
• Le statut de l’œuvre et ses éventuelles clauses restrictives de prêt (dépôt d’une autre institution, don sous clauses…)
• La disponibilité de l’œuvre (œuvre en exposition permanente, œuvre engagée sur un autre projet d’exposition…).

Toute demande visant à une prolongation du prêt au-delà de la durée initialement prévue doit impérativement parvenir au musée Guimet, au plus tard 2 mois avant la date initialement prévue de clôture de l’exposition.
L’ensemble des frais se rapportant à cette prolongation sont à la charge de l’emprunteur.
S’il y a plusieurs lieux d’exposition, les prêts ne peuvent en aucun cas être accordés à plus de trois lieux, qui seront précisés dès l’envoi des demandes de prêt initiales. En cas de pluralité d'emprunteurs, un protocole de prêt sera signé avec chacun des emprunteurs. Les œuvres fragiles ne peuvent être prêtées que pour un seul lieu.

Que doit préciser la demande de prêt ?

•    Le titre définitif de l’exposition
•    Le nom de l’institution et du responsable (directeur et/ou commissaire de l’exposition)
•    Les dates de l’exposition
•    La date d’ouverture au public
•    Les dates, lieux et détails d’itinérances éventuelles de la manifestation
•    Les coordonnées mails et téléphoniques des différents contacts (commissaire, chargé(e) de production, régisseur…).
•    La liste des œuvres avec le numéro d’inventaire et l’appellation de l’objet
•    Le contenu de l’exposition (synopsis, ébauche scénographique) ainsi que son contexte (autres prêteurs associés, nombre total d’œuvres…)
•    Les conditions d’exposition (facility report).

Conditions du prêt

Mise à disposition et restitution des œuvres

Les œuvres sont mises à disposition au plus tôt 15 jours ouvrables avant l’ouverture de l’exposition.
Les œuvres sont prêtées avec leur dispositif de montage et de soclage s’ils existent. Si le prêt nécessite un dispositif spécifique, celui-ci est réalisé avec l’accord préalable du musée Guimet. L’ensemble des frais y afférents est à la charge de l’emprunteur.
Les œuvres sont restituées au musée Guimet dans les plus brefs délais, et au plus tard trois semaines après la clôture de l’exposition.

Catalogues

Le catalogue sera conçu par l’emprunteur, qui envoie gratuitement au plus tard deux mois après le début de l’exposition, à Monsieur Adil Boulghallat cinq exemplaires dudit catalogue ou de la publication éditée à l’occasion de l’exposition.

Frais à la charge de l'emprunteur

L’emprunteur se doit de respecter un certain nombre d’obligations :

L’ensemble des frais relatifs au convoiement, outre les frais de voyage, sont à la charge de l'emprunteur : il prend en charge les frais de séjour (petit déjeuner compris) ainsi que les per diem. Les indemnités doivent couvrir un séjour minimum de 3 jours et 2 nuits, pour l’Europe, et de 5 jours et 4 nuits hors Europe. La durée sera amenée à évoluer si le prêt concerne un nombre important d’objets.
L’emprunteur assume l’ensemble des frais associés à l’emballage, au transport et à l’installation des œuvres. Ces frais comprennent notamment la fabrication des écrins et des caisses, de leurs éventuels systèmes de suivi climatique et antichoc, pour le transport des œuvres et pour leur déballage au moment de leur retour dans les réserves du musée Guimet.

Dans le cas où l’œuvre prêtée nécessite un encadrement, une restauration, ou toute autre intervention préalable à son exposition, celle-ci sera à la charge de l’emprunteur.

Le cas échéant, les formalités douanières, pour l’aller comme pour le retour, est à la charge exclusive de l’emprunteur. Il prend également en charge les frais liés à la sécurité et à la conservation ainsi qu’à l’assurance, la photographie et la reproduction. Celui-ci prend également en charge les éventuels frais relatifs à la prolongation de l’exposition ou suite à un sinistre.

Convoiement

La présence d’un convoyeur du musée Guimet est obligatoire à chaque étape du mouvement des œuvres : enlèvement, transport, livraison, installation jusqu’à la vitrine fermée puis lors du démontage jusqu’au retour des œuvres. Le convoyeur représente le musée et a toute autorité d’action pour garantir la protection des œuvres dont il est responsable.
En fonction du nombre et de l’importance des prêts accordés, le musée national des arts asiatiques – Guimet peut demander plusieurs expéditions distinctes et, de ce fait, autant de convoiements que d’expéditions. Dans le cas de plusieurs convoiements, il sera fait en sorte que la valeur d’assurance des œuvres transportées dans chaque convoi soit aussi équilibrée que possible entre les différents convois et qu’une répartition soit opérée en fonction de la nature des œuvres, selon les recommandations du prêteur formulées après la réception de la liste de colisage, quinze jours au minimum avant le départ des œuvres.   

Transport

Le transport est assuré par une société habilitée et spécialisée dans le transport d’œuvres d’art, choisie par l’emprunteur, après validation du musée Guimet, au plus tard un mois avant le départ des œuvres.
Les véhicules automobiles transportant les œuvres doivent être climatisés et équipés d’une suspension pneumatique, d’un hayon élévateur, d’une fermeture à clef, d’une alarme et d’un extincteur. Trois personnes au minimum, dont deux chauffeurs et un convoyeur doivent être prévues pour chaque véhicule.
Dans tous les cas, les titres de transport doivent être échangeables tout particulièrement pour le transport aérien. Les emprunteurs étrangers et hors union européenne doivent envoyer un arrêté d’insaisissabilité des œuvres empruntées au plus tard 2 mois avant le transport départ.

Adresser votre demande

Adil Boulghallat
Pôle valorisation des collections et de conservation préventive
E-mail : adil.boulghallat@guimet.fr

Téléphone : + 33 (0)1 56 52 53 04

Établissement public du musée national des arts asiatiques-Guimet

6, place d’Iéna

75116 Paris, France